SIEPA

Agencija za strana ulaganja i promociju izvoza Republike Srbije

Na ovim stranicama možete pronaći sve neophodne informacije vezane za izvoz nameštaja i ostalih proizvoda.

Informacije su preuzete sa internet stranica Agencije SIEPA: www.siepa.sr.gov.yu


O Agenciji SIEPA

Časopis INVESTICIJE

Priručnik za izvoznike

Aktuelne vesti Agencije SIEPA

Časopis za izvoznike EXPORTER
        
           EXPORTER 4

SAJMOVI (drugi deo)

Kako do uspešnog nastupa?

Prosečan posetilac na sajmu provede izmedju dva i četiri sata, i za to vreme zapamti oko trinaest štandova. Odgovarajućim planiranjem promotivnih aktivnosti u toku trajanja sajma treba privući njihovu pažnju i naći se medju odabranima.



Sajmovi su oduvek bili značajan poslovni korak za preduzeće, jer je njihova osnovna uloga da se na jednom mestu upozna što više potencijalnih kupaca i da se sklopi što veći broj poslova. Izlaganjem na sajmu preduzeća polako otvaraju vrata novim tržištima, povećavanju proizvodnje i izvoza. Danas su sajmovi sve više specijalizovani i usmereni ka promociji preduzeća i njihovih proizvoda i usluga na stranim tržištima. Zbog toga je bitno sajam ne posmatrati kao trošak, već kao investiciju u promotivne aktivnosti preduzeća, upoznavanje novih ljudi iz struke i sklapanje poslova u inostranstvu. Uspešan sajamski
nastup uvek ima za cilj da se privuče što veći broj posetilaca, posebno velikih kupaca i trgovaca i u isto vreme upozna konkurencija.
Sa druge strane, velike sajamske priredbe su interesantne i velikom broju posetilaca, zbog čega je bitno osmisliti što interesantniji način da se preduzeće predstavi široj publici. Izlaganje na sajmu omogućava bolje upoznavanje sa željama i potrebama potencijalnih kupaca, kao i sagledavanje mogućnosti za plasman proizvoda.

PRIPREME

Da bi nastup na sajmu bio što uspešniji, potrebno ga je prethodno dobro isplanirati. Jedan od najvažnijih elemenata planiranja sajma je odredjivanje ciljeva nastupa. Još u procesu planiranja ciljeve je potrebno jasno odrediti. Na primer, cilj može biti stvaranje baze od najmanje sto potencijalnih klijenata, pronalaženje novih agenata ili distributera, prodaja odredjene količine proizvoda ili zaključivanje odredjenog broja ugovora.
Nakon odredjivanja cilja učešća na sajmu potrebno je uskladiti i ostale elemente nastupa, počevši od izgleda štanda, preko izgleda i sadržaja promotivnih materijala, pa sve do plana aktivnosti na sajmu kao na primer: lansiranje novih proizvoda, demonstracije ili degustacije proizvoda preduzeća i sl.
Na sajam treba doći dan ili dva pre zvaničnog otvaranja. Izlagač koji planira da na štandu izloži uzorke i prototipe ili postavi neku posebnu opremu, treba da se posavetuje sa špediterom ili prevoznikom oko najboljeg načina transporta do sajma, kao i oko toga šta je potrebno ocariniti, za koje predmete je potrebna posebna dozvola, koja je procedura oko privremenog uvoza stvari koje izlagač želi da vrati sa sobom i dr. Treba se raspitati i da li postoje neki veći praznici u periodu oko sajma, da bi se obezbedio
blagovremeni transport. Najveći špediteri obično imaju skladišta u krugu ili veoma blizu sajma, tako da se prevezene stvari mogu dovesti gotovo do štanda.
Štand se preuzima od inspektora hale u kojoj se nalazi. Posle formalnog potpisivanja dokumenta, treba dobro proveriti da li štand izgleda kako je dogovoreno. Treba proveriti broj stolica i stolova, vitrina, broj priključaka za vodu i struju. Treba proveriti i da li su svi priključci funkcionalni.
Po pravilu, štand se sastoji od izložbenog prostora u prednjem delu, na kojem je osmišljena prezentacija preduzeća, te zadnjeg dela koji je predvidjen za držanje uzoraka, promotivnog materijala i posluženja za posetioce. U zadnjem delu je dozvoljeno sedeti, pušiti ili piti kafu, što po pravilu ne bi trebalo raditi pred
posetiocima. Sajam izlazi u susret izlagačima, i često im omogućava pristup i rad na štandu i iza ponoći dan ili dva pre zvaničnog otvaranja sajma.

Zašto sajam?

Prema istraživanju Medjunarodne asocijacije sajmova o najboljim komunikacijskim instrumentima preduzeća, sajmovi su zauzeli drugo mesto posle lične prodaje. Prema mišljenju ispitanih preduzeća, nastupom na sajmu se povećava prepoznatljivost preduzeća (85 odsto ispitanika), obnavlja se kontakt sa postojećim i pomaže u pridobijanju novih kupaca (70 odsto), ali i osigurava prisutnost na tržištu i
uvodjenje novih proizvoda (60 odsto).
Izlagač treba da se postara da njegov štand spremno dočeka otvaranje sajma i prve posetioce. Neretko, iako je zvanično otvaranje posle podne ili predveče, na sam dan svečanog otvaranja posetiocima je omogućen pristup i tokom jutra.
Korisno je, veče pre otvaranja, imati organizacioni sastanak sa osobljem na štandu. Taj sastanak treba da bude poslednja priprema pred sajam. Na sastanku treba još jednom utvrditi raspored dužnosti. Izlagač koji organizuje rad na štandu u više smena treba da napravi jasan raspored koji može da zakači u
ostavi, kako ne bi bilo zabuna oko radnog vremena. Ukoliko se organizuje poseban dogadjaj na štandu (prijem, prezentacija, demonstracija) treba proveriti da li svi znaju svoja zaduženja za taj poseban dan.
Jedna osoba tokom sajma treba da vodi računa o čistoći izložbenog prostora. Iako postoji opcija da se plati čišćenje, ta usluga se obavlja nakon radnog vremena sajma, tako da je potrebno imati nekog ko će voditi računa da štand izgleda besprekorno u radno vreme.
Treba obratiti pažnju na pravila oko odlaganja smeća, jer sajmovi imaju tačno odredjena pravila, čije nepridržavanje povlači novčane kazne.

ŠTA OBUĆI NA SAJMU?

Kako bi osoblje što bolje odradilo posao potrebno je tačno utvrditi njihove dužnosti i odrediti rukovodioca štanda koji će u svakom trenutku nadgledati situaciju. Osoblje treba da bude obučeno da komunicira sa posetiocima štanda, da dobro govori strani jezik (engleski ili strani jezik zemlje u kojoj se održava sajam), da poseduje sve informacije o preduzeću, proizvodima i uslugama koje preduzeće nudi. Posle štanda, osoblje prisutno na njemu je prvi kontakt koji će posetioci sajma imati sa preduzećem. Veoma je važno dobro isplanirati broj radnika. Takodje je bitno i da svo osoblje bude prisutno pre dolaska posetilaca, kao i da odlazi sa štanda posle radnog vremena sajma. Ne sme se dozvoliti da se kod posetilaca stvori negativan utisak koji pruža prazan štand. Osoblje treba da je odeveno primereno imidžu preduzeća, a
najprofesionalnije će izgledati ako su svi obučeni kao za poslovne sastanke. Ukoliko izlagač posebno angažuje hostese, dodatnu pažnju posetilaca može da privuče kroz kreiranje posebnih uniformi u skladu sa imidžom preduzeća.
Osoblje obučeno za poslovne sastanke treba da bude u prednjem "izlagačkom" delu štanda. Treba napraviti bedževe na kojima su napisana imena osoblja i naziv preduzeća, da bi se olakšala komunikacija sa posetiocima. Takodje, osoblje treba rasporediti po spoljnim ivicama izložbenog prostora kako bi privukli dodatnu pažnju, izašli u susret posetiocu, a potom ga i uveli na štand za sto za sastanke. Naravno ukoliko posetilac pokaže interes za širim informacijama potrebno je da uvek na raspolaganju bude i predstavnik koji je ovlašćen da obavlja pregovore.

PRIVLAČENJE PAŽNJE

Pored posetilaca kojima se pre sajma šalju pozivnice sa ulaznicama da posete štand, na sajmu su prisutni i drugi kojima treba privući pažnju vidljivošću, organizacijom i koncepcijom izložbenog prostora. S obzirom na to da se posetioci na sajmu zadržavaju u proseku dva do četiri sata, te da im u sećanju ostane
oko trinaest štandova, izlagač treba da pokuša da, odgovarajućim planiranjem promotivnih aktivnosti u toku trajanja sajma, privuče njihovu pažnju i nadje se medju odabranima.
Treba, dakle, istaknuti naziv firme, postaviti rotacione vitrine, balone, velike panoe jarkih boja, organizovati prezentacije proizvoda, nagradne igre i slično.
Posebno treba obratiti pažnju da izmedju izlagača i posetilaca ne postoje prepreke, da je raspored
eksponata i reklama takav da omogućava slobodan protok ljudi bez stvaranja gužve. Uvodjenje posebnih efekata (svetlosnih, zvučnih, vizuelnih) dodatno pojačava efekat izloženih proizvoda i privlači pažnju. Što je prezentacija interesantnija to će privući više posetilaca i potencijalnih poslovnih partnera.
Nakon što posetilac pridje štandu potrebno je da se neko od osoblja nadje na usluzi, da ga ljubazno pita da li mu može pomoći, da mu ponudi promotivni materijal i razmeni vizit karte. U toku kratke prezentacije posetioca je potrebno upoznati sa najvažnijim detaljima vezanim za preduzeće i proizvodni program i odgovoriti na sva njegova pitanja. U toku trajanja prezentacije treba pratiti reakcije sagovornika i pružiti mu efikasne informacije u skladu sa njegovim interesovanjima.
Ukoliko osoblje nema odgovore na neka pitanja posetilaca (ako su pitanja previše stručna ili se odnose na detalje uslova isporuke i plaćanja robe) te odgovore treba dostaviti naknadno ili ih poslati zajedno sa ponudom. Treba napomenuti i rok u kojem klijent može da očekuje odgovor.
Ukoliko stranka ima potrebu da odmah sklopi posao, u tu svrhu preduzeće može ponuditi i odredjene povoljnije (sajamske) uslove prodaje. Uvek je dobro da firma na sajam pošalje predstavnike koji su obučeni za vodjenje pregovora, pružanje svih tehničkih detalja oko cene i isporuke robe, kako bi
na samom sajmu mogli da zaključe ugovor. Na svaki upit treba reagovati brzo, a najkasnije u roku od sedam dana nakon završetka sajma. Takodje, uvodjenje upitnika veoma je značajno za kreiranje baze podataka klijenata i uspostavljanje kontakata za naredne sajamske nastupe na datom tržištu. Na kraju posete posetiocu se treba zahvaliti na interesovanju uz nadu da će se kontakt nastaviti.

SASTAVITE UPITNIK ZA KLIJENTE

Radi što bolje preglednosti kontakata ostvarenih na sajmu tokom sajma treba koristiti kratak upitnik koji će olakšati dalju komunikaciju sa klijentima. Takav upitnik najčešće sadrži lične podatke stranke, podatke o poslovima koje obavlja, pitanja posetilaca, pružene informacije, ocenu važnosti upita (A- veoma
važan, B- značajan, C- manje važan klijent), vreme definisano za dalji kontakt i slanje ponude.
Upitnik najčešće popunjava osoba koja razgovara sa klijentom, ali ukoliko izlagač želi da pruži mogućnost da klijenti sami odgovore na neko dodatno pitanje (o štandu, nastupu, o osobi s kojom su razgovarali) upitnik treba prevesti na engleski i, ukoliko je to svrsishodno, na jezik zemlje u kojoj se održava sajam. Usled velikog broja posetilaca, koji se velikom brzinom smenjuju, tokom sajma treba voditi računa da su uredno i ažurno pribeleženi svi novi kontakti. Izlagač treba da poseti ostale štandove, napravi kontakte i promoviše svoj materijal.

ŠTA NAKON SAJMA?

Završetkom sajma nisu se završili i poslovi za izlagače. Potrebno je ostati jedan ili dva dana nakon zvaničnog zatvaranja sajma i odjaviti štand. U nekim slučajevima je potrebno odmah po završetku platiti neku od dodatnih usluga, a nekada se te usluge fakturišu nekoliko nedelja nakon završetka sajma. Potrebno je spakovati i organizovati prevoz i carinjenje opreme, uzoraka i promotivnih materijala koji su privremeno uveženi. Nakon povratka sa sajma potrebno je obraditi sve kontakte koje je kompanija ostvarila tokom trajanja manifestacije. Ukoliko je izlagač potencijalnim klijentima, prilikom razgovora na štandu obećao da će poslati uzorke, ponude, dodatne promotivne materijale, to treba da uradi neposredno po povratku, dok entuzijazam klijenta ne opadne.
Nakon dve do tri nedelje klijente treba kontaktirati telefonom i proveriti da li je pošiljka primljena. Tad treba pitati za mišljenje, ugovoriti sastanak ili se dogovoriti oko slanja ponude. Ukoliko u toku razgovora klijent zatraži još materijala, treba ga poslati odmah posle telefonskog razgovora. Sa istom procedurom treba nastaviti sve do sastanka, na kome bi trebalo sklopiti ugovor ili ostvariti druge načine medjusobne saradnje.
Učešće preduzeća na medjunarodnim sajmovima treba iskoristiti kao reklamu i na domaćem tržištu. U domaćim medijima treba plasirati informaciju o poslovnim aranžmanima koje je kompanija uspela da postigne tokom sajma. Sa novinarima treba saradjivati kako bi plasirali dobre tekstove o preduzeću. Takodje, kompanija treba redovno da ažurira svoju internet prezentaciju i da na nju postavi najnovije informacije o učešću na sajmu.

I. Posin