SIEPA

Agencija za strana ulaganja i promociju izvoza Republike Srbije

Na ovim stranicama možete pronaći sve neophodne informacije vezane za izvoz nameštaja i ostalih proizvoda.

Informacije su preuzete sa internet stranica Agencije SIEPA: www.siepa.sr.gov.yu


O Agenciji SIEPA

Časopis INVESTICIJE

Priručnik za izvoznike

Aktuelne vesti Agencije SIEPA

Časopis za izvoznike EXPORTER
          
           EXPORTER 3

SAJMOVI

Kako organizovati nastup na sajmu?

Za izvoznika, sajam je jedan od najsigurnijih načina sticanja poslovnih kontakta, izlaganja proizvoda, upoznavanja sa konkurencijom i svetskim trendovima i, naravno, sklapanja poslova.

Svake godine hiljade preduzeća izlažu svoje proizvode na stotinama hiljada kvadratnih metara, pred više miliona posetilaca svetskih sajmova. Prisustvo na medjunarodnim sajmovima jedan je od osnovnih načina putem kojeg firma može da predstavi svoje preduzeće u inostranstvu.

PLANIRANJE I ODABIR SAJMA

Organizovanje nastupa na sajmu je složen i dugotrajan proces koji često počinje i godinu dana pre početka manifestacije na kojoj želite da izlažete. Pre nego što odlučite na kom sajmu ćete izlagati najbolje je da posetite neki od medjunarodnih sajmova gde izlažu preduzeća iz istog ili sličnih sektora.
Pogledajte dobro kako su se druga preduzeća predstavila, šta je to što privlači pažnju, kako izgledaju drugi promotivni materijali. Pogledajte šta je to što drugi rade i proverite da li je vaše preduzeće spremno
da napravi taj marketinški korak. Kad ste odlučili da možete da izlažete na sajmu, kao i da je to potrebno, sledeći korak je odabir odgovarajućeg sajma. Saznajte koji su sve sajmovi na kojima se predstavljaju preduzeća iz sektora vašeg preduzeća, kao i kakvog su karaktera (lokalni, regionalni ili medjunarodni, da li su usko specijalizovani ili široka javnost ima pristup i dr).
Uspostavite kontakt sa domaćim preduzećima koja su izlagala ranijih godina kako biste ocenili značaj sajma i koristi koje možete da imate od nastupa. Posebno obratite pažnju na veličinu sajma, druga preduzeća koja izlažu i prosečan broj posetilaca. Pre konačnog izbora, odredite i svoju ciljnu grupu medju posetiocima. Ukoliko niste sigurni da sajam odgovara profilu vašeg preduzeća, najbolje je da ga prve godine sami posetite i procenite da li vam se isplati da učestvujete na njemu. Poželjno je da kontaktirate organizatore sajma i zamolite ih da vam pruže sve neophodne informacije o njemu. Oni će vam
poslati paket informacija koje sadrže plan sajma, troškove, instrukcije za prevoz eksponata, upit za hotelsku rezervaciju, prijavu i pravila sajma. Prvi kontakt sa organizatorima, u velikom broju slučajeva,
potrebno je uspostaviti najmanje godinu dana unapred.
Organizatori sajma vam mogu poslati i katalog izlagača od prethodne godine, u kome, pored informacija o izlagačima, možete prikupiti inicijalne kontakte o novim poslovnim partnerima. U katalogu sajma su pored osnovnih informacija o delatnosti, proizvodima i uslugama izlagača, uvek naznačene i informacije o kontakt osobama.

PRIJAVA ZA SAJAM I ZAKUP PROSTORA

Nakon što izaberete sajam na kom želite da nastupate, sledeći korak je zakup prostora. Prijava za sajam je ujedno i ugovor kojim se obavezujete da ćete zakupiti odredjeni prostor. Pre nego što pošaljete prijavu
organizatoru proverite sve uslove izlaganja na sajmu, kao i uslove za otkaz zakupljenog prostora. Potvrdu o prijemu prijave dobićete od organizatora sajma ubrzo nakon prijavljivanja. Uz potvrdu često stiže i
profaktura za plaćanje zakupa prostora.
Zakup se, najčešće, plaća unapred, a uz sam prostor okvirno će biti uračunata potrošnja vode i struje, naknada za upis u zvaničan katalog izlagača sajma, kao i još neki dodaci.
Organizatori sajma će vam ubrzo poslati i ponudu za lokaciju zakupljenog prostora. Što se ranije prijavite to je veća verovatnoća da će vam biti ponudjeno bolje mesto. Na većim sajmovima najbolja mesta uglavnom unapred rezervišu redovni izlagači.

ZAJEDNIČKI (NACIONALNI) ŠTANDOVI

Ukoliko niste do sada izlagali na sajmovima ili samo želite da smanjite troškove pojedinačnog nastupa, raspitajte se kod SIEPA-e, poslovnih udruženja ili Privredne komore da li postoji mogućnost organizovanog nastupa više preduzeća na sajmu koji je vama interesantan. Izlaganje na sajmu putem zajedničkih ili nacionalnih štandova pruža više pogodnosti za izlagače, jer su, pored smanjenja troškova, svi elementi organizacije takvih nastupa prevashodno dužnost organizatora. Od zakupa prostora, izgradnje štanda, prevoza eksponata, preko organizacije puta, pa sve do pomoći tokom nastupa, organizator zajedničkog nastupa će vam pomoći da se vaše preduzeće prikaže u najboljem svetlu. Vaš nastup na nacionalnom štandu, uz nastup drugih preduzeća, biće posećeniji, jer je svaki posetilac bilo kog drugog izlagača ujedno i vaš posetilac. Takav nastup je uvek preporučljiv za sve koji prvi put izlažu na sajmu i zbog toga što organizatori pre sajma organizuju obuku tokom koje možete da saznate kako da se vaše preduzeće najbolje pripremi i predstavi. Organizator zajedničkog nastupa takodje organizuje i izradu zajedničkih propagandnih materijala.

ŠTAND

Pošto ste izabrali koji prostor želite da zakupite, potrebno je da odlučite kakav će štand predstavljati vaše preduzeće. Štand na sajmu često će biti prva stvar koju će posetioci, potencijalni partneri, saznati o
vašem preduzeću. Tip i dimenzije štanda koji ćete na tom prostoru izgraditi zavisi od vrste i količine proizvoda koje ćete izlagati, ali i od budžeta koji planirate da potrošite. Dok prostor isključivo možete da zakupite od organizatora sajma, kod dizajna i konstrukcije štanda imate veći izbor. Jedna mogućnost je da angažujete preduzeće koje je ovlašćeno od sajma da projektuje i gradi štandove. Veliki broj sajmova brojnim povlasticama ili tipskim paketima (zakup prostora, konstrukcija i izgradnja štanda, dodatni nameštaj, itd.) dodatno stimuliše preduzeća da izlažu na taj način.
Takodje, možete izabrati da vaš štand projektuju i izgrade specijalizovane agencije. Takvih agencija ima i u Srbiji i one pružaju širok spektar usluga (projektovanje i izgradnju štanda, dizajn i štampanje promotivnih materijala i reklama, usluge prevodilaca i hostesa, ketering na sajmu, itd).

ULAZNICE

Nakon što rezervišete i platite prostor, organizator sajma će vam poslati potvrdu da su primili uplatu i nekoliko ulaznica. Ukoliko imate više ulaznica nego planiranog osoblja na štandu, pozovite potencijalne
kupce ili svoje zastupnike da vas posete na sajmu. Za dodatne ulaznice kontaktirajte organizatore sajma unapred, jer ih možete dobiti gratis ili platiti po povlašćenoj ceni.

REKLAMA

Pored ulaznica, organizator sajma će vam poslati i ponudu za oglašavanje u jedinstvenoj brošuri koja sadrži osnovne informacije o sajamskoj manifestaciji i preduzećima koja izlažu, kao i brojne druge
informacije o mogućnostima reklamiranja vašeg preduzeća pre i za vreme sajma. Biće vam, takodje, dostupne informacije o zakupu sala za sastanke, sala za pres konferencije i brojne druge usluge koje vam
sajam može pružiti tokom vašeg predstavljanja.

OSOBLJE

Osoblje koje predstavlja vaše preduzeće treba da svojom pojavom, znanjem i poslovnošću upotpuni celokupan imidž koje vaše preduzeće želi da predstavi klijentima. Učesnik na sajmu treba unapred
da odluči kakvo mu je osoblje potrebno za prisustvo na štandu, odnosno, da li je potrebno unajmiti eksterne hostese i prevodioce ili je moguće angažovati zaposlene u preduzeću. Da bi vaša firma
bila najbolje predstavljena, potrebno je da osoblje na štandu bude kvalifikovano, da zna jezik koji se koristi na sajmu i da bude dobro informisano o proizvodima koje predstavlja, cenama i uslovima prodaje.
Odredite broj osoba na štandu, definišite njihovu stručnost i pripremite kratak priručnik koji će sadržati odgovore na sva eventualna pitanja posetilaca sajma.

PLANIRANJE PUTA

Pošto veliki broj ljudi izlaže i posećuje sajamove, potrebno je da unapred rezervišete avio prevoz i hotelski smeštaj. Za to uvek postoji više mogućnosti. Cene opcija su različite, a blagovremena rezervacija može da vam obezbedi popuste. Veliki broj turističkih agencija nudi paket uslugu koja pokriva prevoz i smeštaj u
nekoliko varijanti. Organizatori vam, takodje, mogu preporučiti hotele koji su locirani blizu sajma. Kad
rezervišete prevoz i smeštaj, zamolite da te rezervacije budu potvrdjene pismom (faksom, elektronskom poštom). Neposredno pred odlazak na sajam potvrdite vaš dolazak, kako biste bili sigurni da je rezervacija izvršena.

POSLOVNI IMIDŽ VAŠEG PREDUZEĆA

Izlaganje na sajmu predstavlja mogućnost da vaši poslovni partneri vide vaše preduzeće tako kako vi želite. Prilikom izlaganja, potrebno je obratiti pažnju i na sitnije detalje koji će pokazati vašu profesionalnost.

Pozivnice za sajam

Ukoliko ste obavestili vašeg zastupnika, postojeće ili potencijalne klijente da ćete učestvovati na sajmu, poželjno je da im unapred pošaljete pozivnice. Iskoristite pun potencijal sajma i pozovite vaše postojeće i potencijalne poslovne partnere (klijente, agente, distributere, zastupnike) da posete štand vašeg preduzeća. Nekoliko nedelja pre početka sajma pošaljite pozivnice koje će sadržati i kratak opis delatnosti preduzeća (company profile), kao i poziv za sastanak na sajmu.

Promotivni materijali

Prilikom priprema za nastup, jedna od osnovnih aktivnosti je i priprema brošura o vašem preduzeću i kataloga vaših proizvoda. Obratite pažnju da tekstovi budu uradjeni profesionalno i na vreme.
Pogledajte kako izgledaju brošure i katalozi drugih preduzeća iz istog sektora da biste dobili neke nove ideje. Ako imate internet prezentaciju vaše firme, postavite na nju informaciju o vašem štandu na sajmu i pozovite posetioce prezentacije da vas posete. Ukoliko nemate internet prezentaciju, razmislite nije li baš
vaše izlaganje na sajmu pravi trenutak da je napravite i promovišete. Ukoliko vaše preduzeće ima promotivne video i filmske spotove i oni će imati ulogu u vašem nastupu na sajmu. Obratite pažnju
da li su ti spotovi namenjeni publici koja će biti prisutna na sajmu i izvršite neophodne izmene. Ukoliko niste u mogućnosti da imate video materijale, napravite jednostavnu prezentaciju na računaru, koja
može umesto video spota da prikazuje naizmenične podatke i fotografije vaših proizvoda.
Promotivni pokloni su jedan od najboljih načina da se privuku posetioci. Najčešće se koriste: olovke, privesci, blokovi za pisanje, kačketi, majice, lopte i slatkiši (bombone i čokolade). Na svakom poklonu
vidno treba da stoji ime preduzeća, proizvodi i kontakt podaci.
Preduzeće može koristiti i snimljeni video materijal, osmišljenu demonstraciju proizvoda ili nagradnu igru kako bi privuklo pažnju posetilaca. Ali, to je skup način privlačenja pažnje posetilaca sajma i, po pravilu, zahteva veću površinu štanda.

I. Posin